¿Cómo puedes reducir los gastos por viajes de tu negocio?

Si tienes negocios que te implican viajar constantemente, ya sea porque tienes juntas con prospectos o el cierre de un negocio, o porque tienes presencia en otros estados de la República Mexicana u otros países, etc., es el momento que analices cuánto dinero estás dedicando a ello. Hoy se sabe que uno de los gastos más fuertes al que se enfrentan las Pymes son los viajes, posicionándose incluso como en el segundo lugar.

Estudios refieren que las pequeñas y medianas empresas pueden gastar hasta un millón de pesos al año debido a las pérdidas o errores en facturas, gastos que exceden el presupuesto establecido, la tardanza en la presentación de informes de gastos y la falta de visibilidad o control de los montos pagados. También hoy se sabe que esto puede solucionarse con el uso de un programa de gestión de viajes, ideal para aquellas compañías que realizan una cantidad importante de viajes al año y con destinos frecuentes.

Los gastos que implican los viajes frecuentes en una pequeña y mediana empresa se pueden minimizar gracias a una buena gestión. “Aunque no es igual para todas las compañías, se puede alcanzar hasta un 25% de ahorro en su programa de viajes si cuenta con el apoyo de una TMC (Travel Managment Company) que le ayude a negociar, comprar e, incluso, negociar descuentos”.

¿Qué beneficios puede dar un sistema de gestión de viajes a una Pyme?

1. Negociación. Generalmente una empresa de gestión de viajes suele realizar grandes compras de servicios turísticos, lo que le permite negociar los mejores precios para sus clientes, tanto en hoteles, restaurantes, etcétera.

2. Consolidación de compras. A través del servicio de gestión de viajes se puede ayudar a la Pyme a encontrar las mejores oportunidades para generar ahorros: hacen un análisis para determinar, por ejemplo, los destinos más visitados, hoteles y los proveedores utilizados. Esto facilita concentrar el gasto de viajes en pocos proveedores, facilitando las negociaciones y dando paso a un ahorro de hasta un 15% gracias a la consolidación de las compras.

3. Empleados más contentos. El servicio permite un mejor conocimiento de las preferencias a la hora de viajar de los empleados a nivel nacional, lo cual redunda en darle a su propio capital humano lo que necesita y desea para un viaje confortable y exitoso, pues al sentirse tomado en cuenta, él se comprometerá más con la organización. A esto se le suma la posibilidad de hacer cambios necesarios y de última hora, que difícilmente pueden hacerlo las personas directamente.

4. Políticas de viaje eficientes y personalizadas. Un sistema de gestión de viajes puede ubicar a la organización a diseñar los viajes que realiza, según su tamaño y realidad. Asimismo, coadyuva a hacer más eficientes los tiempos de las personas, en cuanto a la planeación del viaje, evitando que los empleados ocupen tiempo en ello y sí lo aprovechen en cosas productivas para la compañía.

Si bien es cierto que puede tenerse una persona al interior de la empresa para gestionar todo lo relacionado a los viajes, también es una realidad que esta persona tiene otras actividades que deja de lado para ocuparse de algo que puede solucionarse con una TMC que como decimos en BTG Corporate no estariamos fisicamente con la empresa pero si dentro del proceso, pues queremos que se sientan en plena confianza de colaborar con su ¨departamento de gestion de viajes¨ para que se puedan enfocar en sus tareas principales y asi ser aun mas productivos, además, les traerá consigo ahorros importantes de los que quizá ni siquiera se han dado cuenta. ¿Tú ya planeaste tu próximo viaje?